Para a obtenção de clareza em um texto, sugere-se o emprego de frases curtas, bem estruturadas, com apresentação de orações na ordem indireta e com uso frequente de intercalações.

A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse geral dos cidadãos. Sendo assim, os assuntos objetos dos expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente humana e pessoal.

Em relação ao uso dos pronomes de tratamento para se referir a autoridades, usa-se “Vossa Excelência” – tanto no endereçamento quanto no corpo do texto – para se dirigir desde ao Presidente da República até aos oficiais de postos militares diversos.

O Novo Acordo Ortográfico tornou opcional o uso de iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente, por exemplo, para cargos e títulos, pode-se escrever “Vice-Presidente” ou “Vice-presidente”.

Em se tratando de vocativo, em comunicações oficiais, está abolido o uso de “Digníssimo” (DD) e de “Ilustríssimo” (Ilmo.). Deve-se também evitar o uso de “doutor” indiscriminadamente. O tratamento por meio de “Senhor” confere a formalidade desejada.