o ciclo vital compreende as fases corrente, intermediária e permanente, nas quais os documentos são avaliados e direcionados conforme seu valor administrativo, legal, fiscal ou histórico.

os documentos permanecem indefinidamente na fase corrente, pois somente podem ser transferidos após 50 anos da produção.

na fase intermediária, os documentos são imediatamente eliminados, pois já perderam todo seu valor administrativo e legal.

a fase permanente é destinada exclusivamente a documentos sigilosos que ainda aguardam prazos de restrição.

o ciclo vital arquivístico determina que documentos sejam organizados apenas por data, sem considerar valor administrativo, fiscal ou histórico.