A gestão de documentos apresenta complexidades maiores do que simplesmente organizar os documentos entre correntes, intermediários e permanentes. Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental e garantir o uso e a destinação adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidadão acesso pleno às informações contidas neles. Acerca desse tema, as afirmativas a seguir estão corretas, EXCETO:

A classificação é uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. Ela é uma atividade reconhecida, pela maior parte dos autores que tratam da questão, como matricial. Ela precede todas as outras atividades. Entretanto, há um espaço muito grande entre o reconhecimento de sua importância e o aprofundamento teórico sobre o tema.

(SOUSA, R. T. B. Os princípios arquivísticos e o conceito de classificação. Organização e representação do conhecimento na perspectiva da Ciência da Informação. Brasília, v.2, p. 240-269, 2003.)

O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente, envolve tanto a organização intelectual dos documentos (ordenação) quanto a atribuição de símbolos para identificar os itens documentais (dossiês ou processos) e mostrar a relação orgânica existente entre eles.

(ARQUIVO NACIONAL – Brasil. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.)

Tendo em vista as citações acerca da função de classificação de documentos e, ainda, considerando sua importância no processo de gestão de documentos, que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, são princípios que fundamentam tal função:

Sobre noções de protocolo e arquivo, analise as assertivas a seguir:

I. A organização de arquivos deve seguir um sistema lógico e eficiente, de forma que os documentos possam ser facilmente localizados, e deve levar em consideração tanto o conteúdo quanto a data de recebimento ou produção.

II. A alfabetação de documentos consiste em organizá-los em ordem alfabética, sendo uma técnica amplamente utilizada para arquivos com grande volume de informações pessoais ou nomeadas.

III. O método de arquivamento por numeração é indicado para arquivos que não possuem uma estruturação pré-definida e deve ser utilizado exclusivamente para documentos que não exigem a consulta frequente.

IV. O protocolo é o processo responsável pela recepção, registro, controle e distribuição de documentos dentro de uma organização, e sua principal função é garantir que todos os documentos sejam rastreados desde o seu recebimento até o arquivamento.

Das assertivas, está correto o que se afirma em:

No que se refere à organização e ao arquivamento, analise as assertivas abaixo:

I. O método alfabético organiza os documentos com base na ordem dos nomes ou títulos.

II. O setor de protocolo é responsável pelo recebimento, registro e tramitação de documentos.

III. O plano de classificação é dispensável quando o arquivamento segue a ordem cronológica.

Das assertivas, está correto o que se afirma em:

Acerca da preservação digital, julgue os itens subsequentes.

A migração de formatos, também conhecida como conversão de formatos, constitui uma estratégia fundamental de preservação digital que envolve a transferência de documentos de formatos obsoletos para formatos mais atuais e amplamente aceitos.

Em relação à digitalização de documentos de arquivo, julgue os seguintes itens.

Em se tratando de documentos textuais, recomenda-se a digitalização em formato PDF/A, por garantir a preservação do documento a longo prazo e sua integridade.

Tipo documental é a junção do suporte com a função do documento.

Acerca da classificação, avaliação, descrição e preservação de documentos, julgue os itens seguintes.

O foco da macroavaliação, ou avaliação funcional, é o conteúdo do documento e seu valor informativo.

Acerca da classificação, avaliação, descrição e preservação de documentos, julgue os itens seguintes.

O inventário é o instrumento de busca que fornece uma visão geral do conjunto documental de uma instituição ou arquivo.

Acerca do marco teórico, legal e normativo arquivístico, julgue os itens que se seguem.

Os arquivos do Poder Judiciário são considerados arquivos federais, razão por que cabe ao Arquivo Nacional o recolhimento dos documentos de caráter permanente acumulados pelos órgãos do Poder Judiciário.