As atividades do arquivo corrente são distribuídas em: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação (PAES, 2004).
Assinale a alternativa correta quanto às ações realizadas durante a atividade de protocolo.

Os arquivos são classificados quanto ao estágio de evolução, formalmente identificados como idade corrente, intermediária e permanente dos documentos arquivísticos, que são complementares e compõem o chamado “ciclo de vida dos documentos”.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) acerca desse ciclo.

( ) Os documentos da fase intermediária possuem valor primário. ( ) A transferência de documentos é realizada da fase corrente para a fase intermediária. ( ) Os documentos da fase corrente devem necessariamente ser preservados por um tempo maior do que as atividades correntes. ( ) O valor imediato indica a guarda permanente dos documentos de arquivo. ( ) O recolhimento acontece quando os documentos passam da fase intermediária para a permanente.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Os instrumentos de pesquisa materializam as informações contidas nos arquivos, possibilitando “a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização de dados” (BELLOTTO, 2006, p. 179). Os principais instrumentos de pesquisa utilizados em arquivos são: inventários, catálogos, catálogos seletivos, índices e guias.
Assinale a alternativa correta acerca do inventário.

O diagnóstico da produção documental em empresas públicas e/ou privadas é uma ferramenta consolidada na arquivística e é considerado como a primeira etapa da organização de documentos, devendo ser iniciado com o levantamento de informações sobre a entidade geradora do arquivo (PAZIN, 2005, p. 9).
Analise as afirmativas abaixo com relação ao diagnóstico.

1. A elaboração do diagnóstico parte de entrevistas realizadas com os responsáveis por cada área/setor que produz e recebe documentos.
2. O mapeamento dos depósitos de documentos contém as características físicas do arquivo, dados de localização e volume documental.
3. A identificação da produção documental consiste em saber por que o documento é produzido e qual o caminho percorrido pelo documento ao cumprir sua função administrativa.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ).

( ) Após a sua classificação, caso o documento tenha como destinatário um setor dentro da mesma instituição, a sua entrega será realizada por meio da expedição.
( ) Caso o destinatário externo esteja localizado no mesmo prédio da instituição remetente, a entrega será denominada distribuição.
( ) A atividade de protocolo é aplicada apenas em documentos correntes.
( ) Uma das etapas do protocolo é a tramitação.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Analise as afirmativas abaixo sobre as etapas do protocolo.

1. Após a autuação, o setor de protocolo realiza a abertura dos documentos, fazendo a sua leitura e identificando os seus dados básicos, como o seu assunto e a sua origem.
2. Um documento que possui caráter sigiloso será registrado por uma equipe especial do setor protocolo, pois somente esta tem permissão para abri-lo e coletar suas informações, antes do encaminhamento ao seu destinatário.
3. Após o registro e, se necessário, a autuação dos documentos, estes são classificados e separados de acordo com a sua área ou assunto. Somente após esta etapa os documentos são direcionados ao seu correto destinatário.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Métodos de arquivamento são os métodos que podem ser utilizados para colocar documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas de ordenação aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas regras para a sua utilização.

Assinale a alternativa que indica corretamente o método empregado para fazer a organização dos documentos por data, sendo utilizado para dispor corretamente documentos em que a data é o elemento essencial para buscar a informação.