O gerente-bibliotecário deve proceder à disseminação das informações recolhidas de acordo com os interesses e as necessidades de seus subordinados, de seus superiores e de seus usuários.

Para que um sistema de informação administrativa exista efetivamente, é imperativo que as categorias de dados sejam definidas de forma precisa, favorecendo, assim, padronização na coleta, que, por sua vez, possibilita a obtenção de dados confiáveis.

No planejamento, são definidos as metas e os métodos a serem atingidos, os recursos necessários para sua implementação e determinados antecipadamente o quê, quando, onde e como essas metas devem ser atingidas.

A organização de um sistema de informação consiste em um conjunto complexo de elementos que interagem entre si, mas não com o ambiente.

A evolução tecnológica permite oferecer ao usuário serviços mais concretos, diretamente utilizáveis e mais personalizados, como a difusão seletiva da informação, a pesquisa online e os serviços de contato.

O usuário deve ser a base da orientação e da concepção das unidades e dos sistemas de informação, embora ele não intervenha na maioria das operações da cadeia documental.

O Programa Scielo consiste de uma biblioteca eletrônica que abrange uma coleção selecionada de periódicos científicos brasileiros, principalmente na área de medicina. O Latindex é um diretório de publicações científicas seriadas da América Latina, Espanha, Portugal e Caribe, que cobre periódicos provenientes de 30 países.

O IBICT implantou a Biblioteca Digital Brasileira, que tem como função contribuir para aumentar a presença de documentos eletrônicos brasileiros na Internet.

Um sistema nacional de informação deve satisfazer as necessidades informacionais dos usuários, preservar, tornar acessíveis, assegurar o controle bibliográfico e a análise dos documentos produzidos no país, e permitir acesso fácil aos documentos produzidos em outros países, entre outros meios e técnicas.

Em uma aplicação em que a lógica de termos ponderados constitua a principal lógica de busca, os perfis de buscas são formulados por meio de uma lista dos termos de busca, a cada uma das quais se atribuirá um peso, que reflete a importância do termo para o assunto sobre o qual se está fazendo a busca.