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A adoção do processo de digitalização permite a eliminação do documento em suporte papel.

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A digitalização de documentos deve assegurar a integridade, a autenticidade e, quando aplicável, a confidencialidade do conteúdo, utilizando, para isso, um certificado digital.

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Quando um documento em formato digital é tratado como um documento arquivístico, ou seja, elaborado ou recebido no decorrer das atividades de uma instituição, é considerado um documento arquivístico digital.

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Apenas os documentos criados digitalmente são codificados em dígitos binários, enquanto os digitalizados mantêm suas características analógicas.

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Um documento digitalizado é a versão digital de um conteúdo originalmente produzido em formato físico, convertido para meio digital mediante um processo de digitalização.

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Os documentos digitais podem ter duas origens: aqueles criados originalmente em formato digital, e aqueles convertidos por meio da digitalização de documentos físicos.

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Embora todo documento digital seja um tipo de documento eletrônico, nem todos os documentos eletrônicos podem ser considerados digitais.

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Documento digital é um arquivo eletrônico que utiliza codificação binária e só pode ser acessado por sistemas computacionais.

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Documentos digitais e documentos eletrônicos, em muitas organizações, são tratados como sinônimos e têm a mesma forma de codificação, acesso e interpretação.

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Documento digital é um tipo de informação armazenada em formato binário, que pode ser acessada e compreendida com o uso de sistemas computacionais.