Para o fundo fechado, exige-se um quadro de arranjo do tipo temático.

Em um programa de gestão de documentos, a reformatação de suportes (microfilmagem ou digitalização) deve ser adotada exclusivamente quando o documento é recolhido ao arquivo permanente.

O programa de gestão de documentos é desenvolvido desde a criação do documento até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

É possível desenvolver o programa de gestão de documentos sem a existência de um plano ou código de classificação e sem uma tabela de temporalidade, mas não sem um sistema de protocolo.

A gestão de documentos em órgãos públicos estaduais e municipais é de responsabilidade das secretarias de Estado de gestão administrativa.

O arquivo corrente é formado, no caso dos prontuários médicos, por documentos relacionados aos pacientes que estejam utilizando o serviço de uma unidade médicohospitalar.

A certificação dos sistemas para guarda e manuseio de prontuários eletrônicos deve ser expedida pelo Conselho Federal de Medicina e pela Sociedade Brasileira de Informática, ao passo que a certificação dos documentos microfilmados é expedida pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Os prontuários médicos, digitalizados ou microfilmados, devem, após a extinção do valor primário, ser mantidos permanentemente, ao passo que a versão em suporte de papel pode ser eliminada.

A ordenação dos prontuários médicos deve ser feita, obrigatoriamente, pelo nome do paciente.

O valor secundário pode ser identificado naqueles prontuários médicos que, em suporte de papel, apresentem informações relevantes do ponto de vista médicocientífico, histórico e social.