Caso seja acrescentada, posteriormente, uma pasta relativa a nomeações, essa pasta deverá ser colocada no último item do arquivo, até que nela sejam inseridos todos os documentos relacionados ao assunto.

Os documentos constantes em cada uma das pastas arquivadas em ordem alfabética deverão seguir, obrigatoriamente, uma seqüência numérica.

Os arquivos com documentos relativos a férias devem-se localizar após os arquivos com documentos relativos a diárias e antes daqueles que tratam de transferências.

Uma das vantagens da microfilmagem é a reprodução fiel do conteúdo do documento original.

Protocolo é a denominação do processo pelo qual um arquivo corrente é encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva.

A codificação de um arquivo refere-se à colocação de símbolos, que podem ser letras, números ou cores, de acordo com a classificação e o método de arquivamento adotados.

O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronológica, vedado o seqüenciamento adicional pela ordem alfabética.

O arquivamento aleatório é indicado para organizar documentos protocolados em uma mesma data.

A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

As relações públicas, ao pensarem estrategicamente a comunicação, devem pautar-se por ações isoladas de comunicação, por serem mais efetivas para resolver questões específicas, gerenciar crises e prestar serviços.