As principais causas de deterioração dos materiais arquivísticos são: os agentes físicos (luz, umidade, temperatura); os agentes físico-mecânicos (ausência de proteção, manuseio incorreto, desastres); os agentes químicos (materiais instáveis, poeira, poluentes atmosféricos); e os agentes biológicos (microrganismos, insetos e roedores).

A limpeza física dos documentos é uma das primeiras operações de conservação e um fator prioritário de preservação. Deve-se remover o pó e demais sujidades utilizando trinchas, escovas macias, flanelas de algodão, aspiradores de pó e, eventualmente, bisturi sem corte para remover corpos estranhos mais resistentes.

A eliminação de documentos produzidos por órgãos públicos e de caráter público somente poderá ser realizada mediante autorização da autoridade máxima do próprio órgão.

dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.

São considerados documentos permanentes os conjuntos de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, são organizados para uso histórico e informativo, sendo periodicamente avaliados a fim de determinar quais poderão ser eliminados.

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, também por instituições de caráter público e, ainda, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

As atividades culturais que podem ser desenvolvidas pelos arquivos incluem palestras, debates, concursos sobre temas de história, exposições, comentários sobre documentos nos meios de comunicação de massa, colaboração com o turismo cultural etc.

Os serviços de difusão editorial, cultural e educativa dão ao arquivo projeção na comunidade e garantem sua dimensão popular e cultural; devem, portanto, ser a principal preocupação do arquivo permanente.

O arquivista deve preservar a ordem dada às séries durante a fase corrente, e aos itens dentro daquelas, caso se trate de seqüência que lhe permita localizar as peças quando requeridas ou que possibilite a descrição efetiva dos documentos.

A ordem original dos itens documentais individuais dentro da série deve ser mantida porque traduz o modo pelo qual se desenrolaram os acontecimentos; mesmo a desordem dos documentos reflete a desordem da administração, devendo ser preservada a fim de salvaguardar o valor de prova do arquivo.