Após a microfilmagem, todos os documentos originais devem ser eliminados por meios que garantam sua inutilização, sendo a eliminação precedida de lavratura de termo próprio.

A legislação autoriza a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados em órgãos federais, estaduais e(ou) municipais em todo o território nacional, sendo que os microfilmes, as certidões, os traslados e as cópias extraídas dos filmes produzirão efeitos legais, em juízo ou fora dele, desde que realizadas de acordo com a regulamentação.

O arquivo é um todo onde as peças estão inter-relacionadas. Esta relação entre o documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente é chamada de organicidade.

Os fundos de arquivo devem ser definidos com base na caracterização das tipologias dos documentos; os documentos devem ser reunidos obedecendo-se a critérios científicos, artísticos, culturais, jurídicos.

Quando o fundo é constituído por documentos de naturezas diversas como filmes, fotografias, fitas magnéticas, mapas, material bibliográfico e outros, estes podem ser fisicamente armazenados em diferentes locais, desde que sejam feitas as referências correspondentes.

Uma vez que o arquivo permanente visa atender ao público pesquisador, é desnecessário preservar uma organização baseada na forma administrativa, sendo mais proveitoso estabelecer uma ordenação temática, baseada na análise documentária.

Os arquivos, quando organizados corretamente segundo os princípios da disciplina, são considerados autênticos e imparciais, preservando o valor de prova dos documentos.

Os arquivos permanentes têm função de assessoria informacional, por isso, além de armazenar documentos produzidos por uma unidade administrativa, devem reunir outros elementos necessários aos processos decisórios da administração, gerados por outros órgãos, como legislação, recortes de imprensa, dados econômicos, sociais, políticos etc.

Todo cidadão tem o direito de receber dos órgãos públicos todas as informações que digam respeito a sua pessoa, comprometendo-se a guardar sigilo caso tais informações sejam consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado.

A gestão da documentação governamental é de responsabilidade da administração pública. O acesso à informação é um direito assegurado a todos os cidadãos. O sigilo da fonte, entretanto, será resguardado quando necessário ao exercício profissional.