O empréstimo de documentos realizado do arquivo para os setores internos da instituição deve ser devidamente registrado.

As instituições arquivísticas públicas que possuírem uma tabela de temporalidade podem proceder ao descarte de documentos já na fase corrente com base nessa tabela.

A finalidade precípua dos arquivos é preservar a memória da instituição.

Quanto à política de acesso, os documentos devem ser de acesso irrestrito para pesquisadores na fase permanente.

É de competência exclusiva dos setores produtores dos documentos a responsabilidade de definir os conjuntos documentais que devem ser preservados e os que devem ser descartados.

Os arquivos devem ocupar-se somente do tratamento técnico dos documentos textuais.

Segundo os preceitos teóricos da arquivística, os documentos que refletem o funcionamento do Ministério da Ciência e Tecnologia devem ser de guarda provisória, devido ao dinamismo da instituição.

Os documentos de arquivo possuem determinadas especificidades, incluindo seu valor primário e secundário.

Em arquivos, a fase intermediária corresponde àquela em que os documentos são armazenados permanentemente.

Por suas características de composição, o arquivo do Ministério da Ciência e Tecnologia é considerado um arquivo público.