A idéia de acervo institucional e acervo operacional rompe com a idéia imobilista dos acervos museológicos. O acervo operacional é aquele que ultrapassa as fronteiras do museu mas é utilizado por ele, integrando sua ação por meio de eventos e atividades, podendo ser constituído de um espaço urbano, um monumento, paisagens, objetos e equipamentos.

Um museu pode prescindir de coleções mas não pode operar sem um acervo que concentre seus objetivos. Esse acervo pode ser institucional ou operacional.

Coleção associa-se a voluntarismo, em que o sujeito elege objetos como parte reveladora de sua existência, seja por lazer, capricho, amuletos ou vaidade, desvendando o indivíduo e orientando-se pelo gosto pessoal.

Para aumentar as possibilidades de recuperação das informações dos objetos, recomenda-se a adoção de instrumentos de controle de terminologia para, pelo menos, a designação dos objetos e a listagem de termos indexadores. Os thesaurus têm-se mostrado instrumentos eficientes no controle de terminologia utilizada para a designação dos objetos, funcionando como um sistema internamente consistente de classificação.

A tradição de numeração tripartida tem sido substituída por uma numeração mais simples, segura e funcional: o registro seqüencial, por vezes precedido da sigla da instituição. A numeração deve ser colocada em etiquetas separadas das peças por motivo de conservação.

Existe uma normalização avançada no campo da documentação do acervo museológico que deve ser seguida por todos os museus.

O primeiro procedimento de tratamento da informação sobre um objeto museológico consiste no registro individual do objeto, por meio de um código próprio, que o identificará de forma permanente dentro do acervo.

O potencial de um objeto museológico como bem cultural estabelece-se a partir do somatório das informações de que ele se torna portador, mas ele só se torna realmente um bem cultural quando assim é reconhecido pela coletividade.

Mobiliário, máquinas e equipamentos devem estar diretamente no chão ou em armários de madeira.

As obras em papel devem ser guardadas em mapotecas de aço, em caixas de polionda ou papel-cartão de base alcalina e intercalado com papel neutro.