É necessário controlar a temperatura e a umidade relativa do ar nos depósitos de documentos. A presença de colônia de fungos nos documentos é indício de temperatura e de umidade altas; já documentos retorcidos ou ressecados indiciam umidade e temperatura muito baixas.

A fim de proteger os documentos da radiação ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar os níveis de luminosidade do local e utilizar persianas, cortinas ou filtros nas janelas. Para protegê-los da incidência de luz proveniente de lâmpadas fluorescentes, que também emitem radiação UV, é necessário aplicar, sobre os tubos ou luminárias, filtros bloqueadores.

No acondicionamento de documentos permanentes, embalagens de papel com pH alcalino não devem ser utilizadas, porque provocam reações químicas que aceleram o processo de deterioração dos documentos.

A preservação de documentos não depende apenas de acondicionamento e armazenamento físico. Para garantir a integridade das peças, é importante que o arquivista intervenha, também, nos procedimentos de produção e tramitação documental.

Inexistem recomendações especiais para a escolha do mobiliário onde os documentos deverão ser armazenados. É necessário, apenas, que os móveis apresentem boas condições de uso.

Entre os principais recursos empregados na preservação dos documentos de arquivo estão o controle ambiental, o tratamento físico e o químico.

A preservação da informação em formato digital é apenas um problema tecnológico, que será solucionado com o desenvolvimento, pela indústria de tecnologia da informação, de ferramentas capazes de garantir a segurança física dos dados.

Toda instituição arquivística deve possuir plano de emergência, documento elaborado pela defesa civil com instruções para o salvamento de acervos em sinistros.

O símbolo a seguir indica existência de texto ilegível no original.

O símbolo abaixo indica o final do rolo.