Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p. 140), protocolo é o “serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos”. Com base nas boas práticas de protocolo e gestão documental na administração pública, assinale a alternativa INCORRETA.

Uma determinada instituição educacional identificou a necessidade de algumas implementações; analise-as.

I. Implantar um novo sistema de gestão escolar digital para melhorar o controle da frequência e notas dos alunos.

II. Capacitar os colaboradores para uso do novo sistema, de modo a alinhar suas habilidades às novas exigências tecnológicas.

III. Mapear os processos internos para garantir que a implantação do sistema respeite a lógica operacional existente.

IV. Monitorar os impactos da implantação com base em metas como redução da evasão e aumento do desempenho dos alunos.

Com base nos princípios da administração e nos modelos de gestão contemporâneos, associe corretamente cada uma das implementações ao modelo de gestão mais adequado.

Segundo Heloísa Liberalli Bellotto, a etapa de tratamento documental no ciclo de vida dos documentos arquivísticos abrange uma série de procedimentos técnicos que se relacionam diretamente com a racionalização da produção e do uso da informação.
(BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes. Tratamento documental. 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004.)

De acordo com o contexto, sobre o que representa uma compreensão crítica e integrada sobre o papel do preparo, preenchimento e tratamento de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

Considerando as boas práticas de atendimento ao público, assinale a alternativa INCORRETA.

O gerente de projetos desempenha um papel crítico na liderança de uma equipe para atingir os objetivos estabelecidos no projeto. Esse papel é visível ao longo de todas as fases do ciclo de vida do projeto. Em algumas organizações, o gerente de projetos pode se envolver desde as atividades anteriores à iniciação do projeto, como análise de viabilidade, consultoria a líderes executivos, elaboração de business case e suporte à definição do portfólio. Em determinados contextos, também pode atuar no acompanhamento da realização dos benefícios após o encerramento do projeto. O papel do gerente de projetos é adaptável e varia conforme as necessidades da organização e do projeto.

(PMI – PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 6 ed. Newtown Square, PA: PMI, 2017.)

Considerando o excerto do texto apresentado e os princípios do Guia PMBOK® (2017), assinale a alternativa que melhor caracteriza o papel do gerente de projetos.

PDCA (Plan, Do, Check, Act) é um iterativo de gestão utilizado para melhoria contínua e controle de processos e produtos. É uma ferramenta baseada na repetição, com quatro etapas: Planejar, Fazer/Executar, Checar/Verificar e Agir.
(VIEIRA FILHO, G. Gestão da Qualidade Total: uma abordagem prática. Campinas: Alínea, 2019.)

Uma autarquia municipal responsável pela gestão do Regime Próprio de Previdência Social (RPPS) dos servidores públicos identificou, por meio de auditoria interna, fragilidades nos processos de recadastramento anual de aposentados e pensionistas. O relatório apontou uma alta taxa de inconsistências cadastrais, longos prazos para regularização e baixa adesão às campanhas de atualização de dados. Para enfrentar o problema, a alta direção decidiu utilizar a ferramenta do ciclo PDCA, tendo sido formada uma equipe técnica multidisciplinar que conduziu as seguintes ações:

• realização de diagnóstico das causas das inconsistências, com base em dados de anos anteriores;
• redefinição do fluxo de comunicação com os beneficiários e treinamento das equipes responsáveis pelo atendimento;
• monitoramento mensal dos indicadores de adesão e inconsistência; e
• adoção de medidas corretivas e padronização de procedimentos a partir dos resultados observados.

Considerando o excerto do texto, a situação hipotética apresentada e os fundamentos do ciclo PDCA, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) A análise de dados históricos e a identificação das causas do problema correspondem à fase do Planejamento (Plan) do ciclo, por se tratarem de atividades voltadas ao diagnóstico e ao planejamento das ações.

( ) A redefinição do fluxo de comunicação e os treinamentos estão inseridos na fase de Checar (Check), por fazerem parte da avaliação dos resultados das ações implementadas.

( ) O monitoramento dos indicadores está relacionado à fase de Checar (Check), em que os resultados são comparados às metas estabelecidas no planejamento.

( ) A padronização dos procedimentos com base nos resultados monitorados está vinculada à fase de Agir (Act), momento de institucionalizar soluções ou realizar ajustes nos planos.

A sequência está correta em

O Instituto de Previdência do Município X (XPREV) adotou a metodologia 5W2H para o seu Plano de Ação 2024/2025. Em relação ao Objetivo Estratégico 1 – Sustentabilidade do sistema previdenciário, observa-se que:

• será feito o acompanhamento contínuo do mercado, buscando novas oportunidades de aplicação para diversificar a carteira de investimentos e mitigar os riscos de mercado;

• as ações têm como motivo manter o equilíbrio financeiro e atuarial do sistema, contribuindo para a melhoria contínua do desempenho da autarquia no mercado;

• serão realizadas análises de novos fundos, emissão mensal de relatórios do Comitê de Investimentos com avaliação da política e das metas de aplicação, promoção de capacitações e do fortalecimento dos suportes técnicos na área de investimentos, além da assinatura de plataforma especializada em mercado financeiro;

• reuniões semanais serão feitas entre o Departamento de Administração e Finanças (DAF) e o Comitê de Investimentos para análise do cenário econômico interno e externo;

• as ações serão realizadas na sede da XPREV e conduzidas sob a responsabilidade do Departamento de Administração e Finanças (DAF); e

• o custo estimado é de R$ 5.000,00, abrangendo a assinatura de um site especializado em análises de mercado financeiro, aquisição de material de consumo e capacitações.

Considerando o excerto de texto e os elementos do Plano de Ação 5W2H descritos, assinale a alternativa que corresponde ao Why (Por que fazer?).

Uma autarquia municipal responsável pela gestão do Regime Próprio de Previdência dos Servidores Públicos (RPPS) está passando por mudanças em sua estrutura organizacional. A alta direção busca implantar um modelo de gestão mais eficiente e orientada por resultados, adotando práticas de planejamento organizacional mais robustas. Nesse contexto, a alta direção instituiu uma equipe técnica para revisar o planejamento institucional e, durante as discussões, foi identificada a necessidade de elaborar:

• um plano para garantir o equilíbrio atuarial e financeiro da autarquia, considerando projeções demográficas e econômicas, com metas de longo prazo;
• um plano detalhado de programas e projetos para melhorar a arrecadação e a gestão dos recursos previdenciários, com metas de médio prazo; e
• um plano anual contendo cronogramas trimestrais, responsáveis e recursos alocados para ações de capacitação das equipes de recadastramento e fiscalização, com metas específicas de curto prazo.

Com base na situação descrita, analise as afirmativas a seguir.

I. O plano de equilíbrio atuarial e financeiro pode ser caracterizado como um plano estratégico, por definir diretrizes de longo prazo, de natureza abrangente e voltadas ao posicionamento institucional.

II. O plano que detalha ações para melhoria da arrecadação e da gestão dos recursos se configura como um plano operacional, já que define que elas são específicas e imediatas para a execução de rotinas administrativas.

III. O plano anual elaborado para as ações de capacitação das equipes de recadastramento e fiscalização representa um plano tático, pois se trata de metas de médio prazo, com natureza setorial.

IV. Os planos estratégico, tático e operacional visam atender o objetivo de garantir a sustentabilidade do fundo previdenciário e estão articulados entre si.

Está correto o que se afirma apenas em

Uma autarquia municipal de previdência, responsável pelo Regime Próprio de Previdência Social (RPPS), decidiu implementar um projeto de modernização tecnológica para integrar os seus sistemas de gestão atuarial, arrecadação e cadastro de beneficiários. O projeto foi dividido em fases, cada uma com características distintas quanto aos objetivos, entregas e papéis gerenciais. Para garantir o sucesso da iniciativa, a equipe de gestão de projetos foi orientada a respeitar as etapas do ciclo de vida de projetos conforme os princípios do Project Management Institute (PMI), de modo a assegurar a governança, a rastreabilidade e a efetividade dos recursos aplicados. Com base no contexto apresentado e nos fundamentos do ciclo de vida de projetos, relacione adequadamente cada etapa do projeto à característica principal que a representa.

1. Iniciação. 2. Planejamento. 3. Execução. 4. Encerramento.
( ) Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), definição de escopo, cronograma e plano de riscos.
( ) Formalização da aceitação dos entregáveis, liberação de recursos e documentação de lições aprendidas.
( ) Definição do termo de abertura do projeto e identificação das partes interessadas.
( ) Integração de sistemas, alocação de recursos, comunicação com stakeholders e acompanhamento da realização das atividades planejadas.
A sequência está correta em

Uma autarquia municipal de previdência, responsável pelo Regime Próprio de Previdência Social (RPPS), começou a desenvolver duas ações em abril de 2025:
Ação 1: Realização anual do recadastramento dos aposentados e pensionistas, com o objetivo de evitar pagamentos indevidos. Essa atividade segue um cronograma fixo, conta com procedimentos padronizados e envolve os mesmos recursos humanos e tecnológicos.
Ação 2: Iniciativa inédita de desenvolver e implantar um novo sistema de gestão previdenciária integrada. Essa atividade possui prazo de doze meses, orçamento aprovado, equipe específica e entregáveis definidos.

Considerando o contexto apresentado, a ação 1 e a ação 2 correspondem, respectivamente a: