A Arquivologia em seu campo de estudos e formação, é composta de princípios e teorias que baseiam e norteiam a sua atuação. Sobre estes princípios, leia o enunciado abaixo e responda:

Esse princípio trata de fixar a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta.

O enunciado define o Princípio da:

O Arquivo Público Municipal requer uma boa gestão documental e para tal, é necessário um Programa de Gestão Documental. Sobre o tema, atribua V para item verdadeiro e F para item falso:

(__)É imperativo que o município conte com um programa de gestão documental adequado, pois, sem uma política eficiente de arquivos e gestão de documentos e informações é muito pouco provável que haja uma política eficiente de acesso às informações públicas.

(__)A existência de um programa de gestão documental integrado, ou seja, que integralize as fases corrente, intermediária e permanente, tem como consequência a perda, extravio ou destruição indiscriminada do patrimônio documental público, podendo acarretar danos irreparáveis à administração pública, ao direito fundamental dos cidadãos ao acesso a dados, documentos e informações públicas, à produção do conhecimento, à história e memória do município e do país.

(__)Com a promulgação da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que assegurou amplo acesso às informações públicas de maneira mais detalhada, com indiscutíveis repercussões no âmbito dos municípios, a gestão documental assume uma importância ainda maior.

(__)Não se consegue oferecer ao cidadão uma informação que não se sabe onde está, pois, esta não foi efetivamente tratada, processada, controlada e preservada, ou pior, a informação que não se tem, pois esta foi eliminada sem critério.

Respondidos os itens, a sequência CORRETA é:

Compreendidas as funções dos arquivos públicos e reconhecida a necessidade de se organizarem os documentos e informações como suporte para as decisões da administração municipal e para atender às demandas dos cidadãos, é indispensável a criação do arquivo público municipal, de um sistema municipal de arquivos e a implantação de um programa de gestão documental do município. Sobre o tema, analise os itens abaixo:

I- O arquivo público municipal, como vimos, é a instituição responsável pela gestão, preservação e acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público municipal. Não poderá o arquivo público custodiar documentos de nenhuma outra fonte senão os próprios da Prefeitura.

II- Para definição da estrutura organizacional do arquivo público municipal deve se considerar o porte do município, ou seja, se é constituído por um número reduzido de unidades administrativas/órgãos e conhecer o volume do acervo, o estado de conservação e organização dos conjuntos documentais e os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos disponíveis, elementos decisivos na escolha da estrutura do arquivo a ser criado. Além disso, deverá ser criado um Sistema Municipal de Arquivos.

III- O arquivo público municipal constitui-se em um instrumento de vital importância para o planejamento, gestão e controle do Estado. É uma instituição de natureza multifacetada, a qual, além de desempenhar um papel de agente de transformação no seu âmbito de competência, exerce, ainda, a função social de oferecer acesso à informação pública, recolher, tratar e preservar o patrimônio documental e cultural do município.

IV- É fundamental que se compreenda o duplo papel que os arquivos desempenham, quais sejam, servir, primeiramente à administração e garantir a preservação dos acervos para futuros usos culturais.

V- Neste sentido, é determinante que o arquivo público tenha o adequado posicionamento hierárquico na estrutura governamental, ou seja, deve estar posicionado no centro do processo decisório, integrando o nível mais estratégico da administração pública municipal, o mais próximo possível do chefe do Executivo, como, por exemplo, vinculado ao Gabinete do prefeito, à Casa Civil ou à secretaria responsável pelo planejamento e pelas ações estratégicas de governo.

Analisados os itens, é CORRETO afirmar que:

Plano de Classificação de Documentos é o instrumento arquivístico utilizado para classificar os documentos produzidos e recebidos pelo município, no exercício de suas funções e atividades administrativas e legislativas. Entende-se por classificação de documentos:

Ainda sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, leia o enunciado e responda:

Intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direitos eventualmente violados. Este campo deverá ser preenchido por profissional da área jurídica que estiver envolvido com os trabalhos de avaliação.

O enunciado descreve:

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelo município no âmbito de suas funções e atividades. Sobre o tema, assinale a alternativa INCORRETA:

O que se preconiza em relação à conservação de documentos tem por finalidade reduzir o impacto da degradação nos documentos, causada por agentes externos ou internos, de forma a assegurar a integridade física dos suportes, das informações e do acesso à documentação. Utilizar medidas preventivas desde a produção do documento, busca evitar danos ao longo do tempo de uso. Sobre o tema, assinale a alternativa CORRETA:

Sobre a gestão de documentos aplicada aos arquivos, leia o enunciado e responda:

Seu uso na gestão, como instrumento norteador de avaliação documental vem auxiliar na coleta das informações necessárias, sejam elas, de ordem física ou orgânica, propiciando elementos cruciais para que se possam desenvolver propostas de melhorias no arquivo de qualquer instituição. Destaca-se que esta ferramenta possibilita identificar, avaliar e criar possíveis soluções ou mudanças em relação à massa documental que é acumulada sem um devido tratamento informacional.

O enunciado trata de:

O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais, economistas e etc. São princípios fundamentais da avaliação, EXCETO:

Leia o enunciado e responda:

É o conjunto de operações visando o controle à tramitação, e assegurar a imediata localização e recuperação do documento, garantindo assim o acesso à informação.

O enunciado define: