O Escriturário da Secretaria de Administração recebe incumbência de reorganizar acervo documental disperso, contendo: processos administrativos em tramitação, correspondências arquivadas, relatórios de gestão de exercícios anteriores e minutas de atos normativos. Um colega sugere reorganizar tudo por assunto (licitações, pessoal, patrimônio) para facilitar buscas futuras. Considerando os princípios arquivísticos consagrados pela teoria e pela legislação, a orientação tecnicamente correta é:

A tramitação processual exige observância de procedimentos que garantam rastreabilidade e segurança. Analise as afirmativas:

I.A juntada por anexação consiste na união definitiva de processos com o mesmo interessado ou objeto, formando volume único com renumeração sequencial de folhas e registro do ato nos autos.
II.A juntada por apensação mantém a autonomia física dos processos, que tramitam conjuntamente por conexão de matéria, podendo ser separados (desapensados) após decisão ou quando cessar a razão da união.
III.O desentranhamento de peças pode ser realizado de ofício pelo servidor da unidade de protocolo quando identificar documento juntado por equívoco manifesto, desde que registre a ocorrência e notifique o interessado.

É correto o que se afirma em:

O Escriturário mantém planilha de controle de processos com colunas: número, data de entrada, setor de origem, assunto e situação. A chefia solicita relatório que demonstre, para cada setor de origem, a quantidade de processos e o percentual em relação ao total, ordenados do maior para o menor volume. A funcionalidade mais adequada é:

A segurança da informação fundamenta-se em princípios que orientam a proteção de dados. Analise as afirmativas:

I.A confidencialidade assegura que a informação seja acessível apenas a pessoas autorizadas, mediante controles de acesso e classificação da informação conforme seu grau de sigilo.
II.A integridade garante que os dados não sejam alterados de forma não autorizada durante armazenamento ou transmissão, sendo verificável por mecanismos como hash criptográfico e assinatura digital.
III.A autenticação de dois fatores consiste na combinação obrigatória de senha alfanumérica complexa com pergunta de segurança pessoal, ambas baseadas em conhecimento prévio do usuário.

É correto o que se afirma em:

O setor de protocolo recebe requerimento de servidor solicitando certidão de tempo de serviço para averbação em outro órgão. O documento está corretamente instruído, mas o servidor solicita verbalmente que a tramitação seja "acelerada" por questão de prazo em concurso. O Escriturário deve:

Os atributos dos atos administrativos conferem prerrogativas à Administração. Registre V ou F:

(__)A presunção de legitimidade impõe ao administrado o ônus de demonstrar eventual vício do ato, mas não impede a suspensão de seus efeitos por decisão judicial ou administrativa quando presentes fundamentos relevantes.
(__)A autoexecutoriedade está presente em todos os atos administrativos como decorrência da supremacia do interesse público, autorizando execução direta sem intervenção judicial em qualquer hipótese.
(__)A imperatividade permite à Administração constituir obrigações unilateralmente, mas não se aplica a atos enunciativos (certidões, atestados) nem a atos negociais que dependem de provocação do interessado.

Assinale a sequência correta:

O Escriturário deve conhecer os métodos de arquivamento para aplicá-los conforme a natureza dos documentos. Associe a segunda coluna de acordo com a primeira:

Primeira coluna: método
1.Alfabético
2.Numérico simples
3.Alfanumérico
4.Ideográfico

Segunda coluna: características
(__)Método indireto que exige índice auxiliar para localização, pois a sequência numérica não revela o conteúdo do documento arquivado.
(__)Método direto que dispensa índice para nomes próprios, permitindo localização imediata pela ordenação das entradas.
(__)Método que combina letras e números em código estruturado, permitindo subdivisões lógicas dentro de categorias predefinidas.
(__)Método que organiza por assunto mediante plano de classificação hierárquico, exigindo análise de conteúdo para enquadramento.

Assinale a alternativa que apresenta a correta associação:

A teoria das três idades documentais orienta a gestão do ciclo vital dos documentos. Analise as afirmativas a seguir:

I.A transferência de documentos da fase corrente para a intermediária ocorre quando diminui a frequência de consulta administrativa, mas o documento ainda conserva valor primário para fins legais, fiscais ou probatórios.
II.A passagem da fase intermediária para a permanente ocorre quando o documento perde integralmente o valor primário e adquire valor secundário, de natureza histórica, cultural ou informativa.
III.A eliminação de documentos públicos pode ocorrer nas fases corrente e intermediária, desde que prevista na tabela de temporalidade e observados os procedimentos legais, mas jamais na fase permanente.

É correto o que se afirma em:

A digitalização de documentos públicos é regulamentada por legislação específica. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)O documento digitalizado com certificação no padrão ICP-Brasil tem o mesmo valor probatório do original, podendo substituí-lo para todos os efeitos legais, ressalvadas as exceções previstas em lei.
(__)A digitalização de documentos classificados como de guarda permanente autoriza a eliminação dos originais em suporte físico, desde que observados os requisitos técnicos de resolução mínima e integridade.
(__)Os metadados que identificam origem, data de digitalização, responsável pelo processo e hash de integridade devem ser preservados como parte da cadeia de custódia do documento digital.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

A Secretaria publicou portaria designando servidor para função gratificada. Posteriormente, verificou-se que o servidor não preenchia requisito legal de tempo mínimo de exercício. A autoridade competente consulta o Escriturário sobre o procedimento adequado. A orientação correta é: