Em 2018, o arquivo de uma instituição de saúde decidiu realizar o descarte de prontuários antigos. A legislação brasileira recomenda período mínimo de 20 anos a partir do último registro para guarda de prontuários antes de sua eliminação. Considerando essa legislação, puderam ser eliminados os prontuários:

Os arquivos podem ser classificados segundo a natureza dos documentos que estão sob sua guarda. Considerando que os arquivos médicos e hospitalares têm sob sua custódia documentos resultantes das atividades de um campo específico, é possível classificá-los como:

No Brasil, os microfilmes produzem os mesmos efeitos legais dos documentos originais e podem, a critério de autoridade competente, ser eliminados. Entretanto, determinados documentos não podem ser eliminados mesmo após sua microfilmagem, são eles:

O processo de digitalização de prontuários deve ser realizado de forma a garantir integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital, para isso os métodos de digitalização:

Um médico procura o arquivo da instituição onde trabalha para solicitar o prontuário de um de seus pacientes, com intuito de divulgar os dados em uma revista científica. Ao ser questionado sobre a autorização do paciente, o médico esclarece que não a solicitou, pois ele acompanha o paciente há muito tempo e que após a publicação o comunicará. Frente a essa situação o agente de documentação deve:

Seguindo as regras de alfabetação para arquivamento, uma correspondência que tem como remetente o senhor Luciano Couto de Almeida deve ser arquivada da seguinte forma:

Após o falecimento do senhor José da Silva, sua esposa procura o arquivo da instituição de saúde onde ele esteve internado, para solicitar a cópia do prontuário de seu falecido companheiro. Mediante a solicitação, o agente de documentação deve:

Um prontuário médico em papel pode ser classificado, quanto ao seu gênero, como:

Para profissionais que trabalham com arquivos de suporte em papel é relevante o conhecimento básico sobre conservação preventiva de documentos. O homem é considerado, entre os agentes biológicos externos, o que mais degrada o papel ao manuseá-lo. São também considerados agentes biológicos externos que levam a degradação do papel:

Uma instituição hospitalar recebeu um parecer técnico assinado pelo Dr. José Vieira de Assis Neto. Considerando que o arquivo utiliza o método alfabético para arquivar os documentos sob sua guarda, a forma correta de arquivamento do parecer é: