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São elementos extrínsecos de um documento arquivístico: o idioma, a cor, a letra, o selo, a quantidade, a forma, o formato, a logomarca, o suporte e os anexos.

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O termo "arquivo" pode ser utilizado para designar as instalações onde ocorre a guarda e armazenamento de documentos.

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O profissional que trabalha com arquivos ou na gestão de uma biblioteca é dispensado de compreender a sociedade, sua forma de gerar conhecimento e informação, as necessidades informacionais ou as características dos usuários das informações.

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Os bancos de dados gráficos, no âmbito da tecnologia da informação, armazenam apenas dados numéricos.

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Os arquivos tornam-se referência privilegiada para tomadas de decisão baseada em precedentes. Em outras palavras, são a base para a administração e para toda a jurisdição que não tenha um respaldo baseado em um corpo jurídico.

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O documento de arquivo ou documento arquivístico é aquele que, produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, não constitui elemento de prova ou de informação.

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Um documento é uma unidade constituída pela informação (elemento referencial ou dado) e seu suporte (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma atividade, preservados para servir de prova, testemunho e pesquisa.

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A lógica de redes está presente na sociedade da informação, pois esse modelo de sociedade facilita a interação entre as pessoas, podendo ser implementada em todos os tipos de processos e organizações, graças às recentes tecnologias da informação.

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A avaliação de documentos é o processo que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, reduzindo a eficiência dos arquivos e a eficácia administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

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O processo de gestão de documentos arquivísticos requer, entre outros procedimentos, a atividade de classificação.