O instrumento que inclui a referência bibliográfica e um resumo ou análise do documento é conhecido como vocabulário controlado.

As operações de indexação têm como produtos originários os índices.

A indexação necessita do uso de uma linguagem natural, que é formada pela reunião de sinais utilizados e reconhecidos pelo homem.

A operação de representar o conteúdo dos documentos é conhecida como indexação.

O método alfabético de organização de documentos tem como base as regras de alfabetação para disposição dos nomes.

A disposição dos documentos de acordo com a classificação é uma operação denominada codificação.

Finalizado o uso primário, o documento de arquivo pode ser eliminado ou recolhido para guarda permanente.

O registro e o controle de tramitação de documentos são feitos no arquivo geral da própria empresa.

O gênero de documentos é a designação dos documentos de acordo com o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos.

O arquivo especializado se refere à existência de documentos de formas físicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e eslaides.