A estrutura organizacional de uma biblioteca e o seu posicionamento dentro da instituição são definidas no exercício da função de planejamento.

A catalogação consiste no estudo, na preparação e na organização de mensagens codificadas com base em itens existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma a permitir interseção entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usuários.

Ilustrador, revisor e prefaciador são indicações pertencentes à área de título e responsabilidade que devem ser registradas quando aparecerem na capa do livro.

A portabilidade é uma característica imprescindível aos catálogos que pretendem permitir a consulta fora das bibliotecas ou em seus diferentes espaços.

Catálogo é um canal de comunicação estruturado que veicula mensagens contidas nos itens, bem como mensagens sobre os itens de um ou vários acervos. Esses itens são agrupados por semelhanças e apresentados de forma codificada e organizada aos usuários desses acervos.

Uma das funções da catalogação é permitir que o usuário escolha entre as várias manifestações de um item.

A catalogação lida exclusivamente com a representação de aspectos físicos dos itens.

No que se refere a livros, o resumo crítico que analisa apenas uma das edições desse tipo de obra denomina-se recensão.

Os resumos indicativos informam ao leitor a finalidade, a metodologia, os resultados e as conclusões do documento, o que dispensa a consulta ao documento original.

Índices onomásticos devem conter nomes de pessoas, locais ou instituições.