Planejamento, organização, direção e controle são consideradas funções administrativas.

No ciclo de vida da informação, o setor de processamento técnico de uma biblioteca corresponde à fase de organização da informação.

A organização como função administrativa está relacionada às atividades de representação das características físicas e temáticas dos recursos de informação.

A estrutura organizacional de uma biblioteca e o seu posicionamento dentro da instituição são definidas no exercício da função de planejamento.

A catalogação consiste no estudo, na preparação e na organização de mensagens codificadas com base em itens existentes ou passíveis de inclusão em um ou vários acervos, de forma a permitir interseção entre as mensagens contidas nos itens e as mensagens internas dos usuários.

Ilustrador, revisor e prefaciador são indicações pertencentes à área de título e responsabilidade que devem ser registradas quando aparecerem na capa do livro.

A portabilidade é uma característica imprescindível aos catálogos que pretendem permitir a consulta fora das bibliotecas ou em seus diferentes espaços.

Catálogo é um canal de comunicação estruturado que veicula mensagens contidas nos itens, bem como mensagens sobre os itens de um ou vários acervos. Esses itens são agrupados por semelhanças e apresentados de forma codificada e organizada aos usuários desses acervos.

Uma das funções da catalogação é permitir que o usuário escolha entre as várias manifestações de um item.

A catalogação lida exclusivamente com a representação de aspectos físicos dos itens.