Os sobrenomes compostos de palavras ligadas por hífen ou apóstrofo serão considerados como uma só palavra.

Na ordenação alfabética, quando os nomes forem precedidos de título honorífico e pronome de tratamento, devem ser considerados para efeito de arquivamento, sendo colocados no fim da notação, entre parênteses. Por exemplo, Dr. Roberto Santos, arquiva-se SANTOS, Roberto (Dr.).

O sistema direto de arquivamento é utilizado quando a consulta, feita no arquivo, dispensa o auxílio do índice.

A classificação de documentos de arquivo é feita, geralmente, a partir de funções e(ou) atividades desenvolvidas nas organizações que acumulam (produzem ou recebem) os documentos.

Ofícios, memorandos e avisos são tipos de correspondências que podem ser emitidas pelos órgãos públicos.

O conceito de gestão de documentos é aplicado apenas aos documentos em suporte papel, enquanto os arquivos especiais são abrangidos pela arquivística integrada.

Os procedimentos para o arquivamento de fitas de áudio, fitas videomagnéticas, filmes e discos são muito diferentes dos aplicados no arquivo fotográfico.

As atividades relacionadas a um arquivo fotográfico devem ser desenvolvidas basicamente em cinco fases: recepção/identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.

A confiança em relação aos documentos eletrônicos fundamenta-se nos seguintes aspectos: autenticidade, unicidade e preservação a longo prazo.

No caso dos documentos eletrônicos, o conteúdo informacional é inseparável do suporte no qual foi registrado, havendo alto grau de integridade do conteúdo.