Para que la organización de fases tenga sentido, hay que considerar los recursos de la institución.

Son conocimientos centrales, fundamentalmente, la clasificación y la organización.

La aplicación de los conocimientos centrales de la carrera de archivista se debe a la programación de las tareas.

Las arbitrariedades de los funcionarios y los abusos de los usuarios son consecuencias de las competencias.

Las unidades del sistema archivístico reciben de las competencias la maleabilidad y la soberanía.

Las incumbencias en el sistema archivístico no corresponden a los derechos y obligaciones.

Los caracteres de la información contenida en los documentos de archivo incluyen la divulgación exigida y el secreto.

El objetivo básico de un sistema de archivos es mantener, con una integridad individual y colectiva, los requisitos con valor administrativo o legal.

El sistema de archivos focaliza la información en un punto inasequible a la consulta interna y externa.

Lo que ordena los procesos archivísticos es la directiva central.