Informações sobre o autor, título e assunto são fundamentais para a identificação dos objetos museológicos.

Um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha informações em conseqüência do uso, manutenção, reparos, deterioração, perdas e ganhos que se tornam mais acentuados quando há mudanças de um contexto para outro.

Não basta descrever fisicamente o objeto, é necessário reconstituir a sua história, que pode ser feita a partir dos contextos: primário, arqueológico e natural.

As categorias de informação a serem identificadas a partir dos próprios objetos ou de outras fontes apresentam três aspectos básicos: propriedades físicas dos objetos (descrição física), função e significado (interpretação), e história.

A maior parte das informações sobre o objeto é intrínseca e, portanto, difícil e, às vezes, impossível de ser resgatada.

Os objetos produzidos pelo homem são portadores de informações intrínsecas e extrínsecas. As intrínsecas são as denominadas informações documental e contextual.

Os museus estão voltados basicamente para a preservação, a pesquisa e a comunicação das provas materiais do homem e do seu meio ambiente, isto é, seu patrimônio cultural e natural.

A documentação de acervos museológicos é o conjunto de informações sobre cada um dos seus itens e, por conseguinte, a representação destes por meio da palavra e da imagem.

A política de aquisição do acervo dos museus é estabelecida para atender a interesses às vezes conflitantes de seus fundadores, dirigentes, especialistas e comunidade.

As obras acumuladas em museus devem ser organizadas tematicamente, determinando uma variedade de tipos de museus.