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A redação de documentos oficiais demanda habilidades técnicas de escrita e a capacidade de estruturar as informações de forma lógica e coerente, garantindo a compreensão e a credibilidade dos textos produzidos. Além disso, o servidor deve estar ciente da importância da comunicação escrita para a transmissão de informações oficiais, decisões administrativas e orientações internas, contribuindo para a eficiência e a eficácia na gestão dos processos e procedimentos administrativos.

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Segundo as normas de redação oficial do Governo Federal, recomenda-se o uso ilimitado de jargões técnicos e termos complexos para conferir maior prestígio e autoridade aos documentos oficiais, facilitando a compreensão por parte dos cidadãos.

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A utilização de abreviações e siglas é altamente recomendável nos documentos referência dos ministérios, não havendo necessidade de explicação prévia nos textos oficiais, considerando que o público-alvo é composto por especialistas familiarizados com os termos utilizados.

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Na prática da redação oficial, o servidor público deve atentar para a necessidade de empregar uma linguagem clara, objetiva e formal, respeitando as normas gramaticais e os padrões estabelecidos para a comunicação administrativa.

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A comunicação oficial entre unidades administrativas de um mesmo órgão, independentemente do nível hierárquico, é realizada por meio de memorandos.