De acordo com o Decreto 70.274, de 9 de março de 1972, é correto dizer sobre as representações:

I. Não podem ser mandados representantes em eventos como jantares ou almoços, bem como nenhum convidado poderá fazer-se representar nas cerimônias a que comparecer o Presidente da República.

II. Quando o Presidente da República se fizer representar em solenidades ou cerimônias, o lugar que compete a seu representante é à esquerda autoridade que as presidir.

III. Quando o Presidente da República se fizer representar em solenidades ou cerimônias, o lugar que compete a seu representante é no centro da autoridade que as presidir.

IV. Em jantares ou almoços o Vice-Presidente poderá representar o Presidente da República.

V. Para representação em jantares ou almoços é necessário um contato anterior para confirmação.

São competências do Cerimonial Institucional:

I. Manter uma listagem atualizada de todos os públicos de interesse da organização.

II. Coordenar o cerimonial, fixar as funções de seus auxiliares e distribuir as atribuições.

III. Assessorar a presidência da organização sobre a programação, o protocolo e o cerimonial das solenidades e as recepções às quais deva ou não comparecer, informando sobre todos os dados complementares, inclusive o traje exigido.

IV. Coordenar e organizar as solenidades oficiais, que envolvam a presidência e diretoria da organização, assim como o cerimonial de visitas de altas personalidades civis e militares, nacionais ou estrangeiras, providenciando, inclusive os meios de transporte e hospedagem, se necessário for.

V. Elaborar o roteiro e o script das cerimônias.