O registro da reunião pode ser feito a critério do colaborador responsável, sendo dispensável quando houver anuência verbal do gestor imediato.

Caso haja urgência na decisão, o colaborador pode excepcionalmente dispensar a solicitação formal prévia e realizar a reunião imediatamente, desde que registre posteriormente o ocorrido.

Toda reunião deve ser previamente solicitada formalmente, por meio de documento físico ou eletrônico, contendo a especificação do assunto a ser tratado, sem necessidade de identificar os colaboradores envolvidos.

A reunião poderá ser conduzida desde que haja o acompanhamento de pelo menos um outro colaborador da Hemobrás e sejam atendidos os demais requisitos previstos no Código de Ética, Conduta e Integridade da Hemobrás.