O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ recomenda que o documento, uma vez classificado e tramitado, deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações: Inspeção; Ordenação; Arquivamento; Retirada e Controle. Considerando essas quatro fases, relacione a coluna da esquerda com a da direita.
(I) Inspeção
(II) Ordenação
(III) Arquivamento
(IV) Retirada e Controle
(A) Guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nessa fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente.
(B) Ocorre quando os documentos saem do arquivo para empréstimo; prestar informações; efetuar uma juntada. Utiliza-se controle de empréstimo no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento.
(C) Exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
(D) Reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Favorece manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento.
Assinale a alternativa que contém a associação correta.
