constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações, etc.

que frequentemente encontram-se na estrutura organizacional das instituições, tendo a denominação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra similar.

que concentram sob sua custódia, conservam e tornam acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins.

asseguram a preservação de documentos que não são mais movimentados ou utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos ou, em alguns casos, por um processo de triagem.

são aqueles que têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e conservação.