Do ponto de vista diplomático, apresenta as seguintes características: forma fixa, conteúdo estável, relação orgânica, contexto identificável, ação e envolvimento obrigatório de cinco pessoas (autor, redator, destinatário, originador e produtor).

O conceito de variabilidade limitada de um DAD corresponde às mudanças em sua forma e/ou conteúdo, as quais são limitadas por meio de regras fixas e controladas pela intencionalidade do autor, de maneira que a mesma consulta ou interação produza resultados diferentes.

O documento arquivístico manifestado é o documento arquivístico digital semântico, já o documento arquivístico armazenado é o documento arquivístico digital invísivel para o usuário. Portanto, as fotografias, as bases de dados e os contracheques são exemplos, respectivamente, de: documento digital manifestado, documento digital armazenado e documento digital armazenado.

A credibilidade de um DAD está vinculada a três conceitos: acurácia, que se refere ao grau de veracidade, exatidão e precisão dos dados contidos no documento; autenticidade, que diz respeito à veracidade do seu conteúdo; e confiabilidade, que é a qualidade de um documento arquivístico ser o que diz ser, sem adulteração ou outro tipo de corrupção.

Entidades digitais sem forma fixa e conteúdo estável são consideradas documentos arquivísticos em potencial, visto que só poderão se tornar de fato arquivísticos por meio do redesenho do sistema que os envolve, de modo que as regras não variem, ou ainda, pela remoção desses para um outro sistema, que mantenha apenas documentos arquivísticos digitais, ou seja, entidades estáticas e não dinâmicas.