O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem os fatos patrimoniais.

Na transmissão do plano de contas para o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), juntamente com o balancete, e documentos da escrituração contábil manual da entidade, devem constar todas e quaisquer contas, mesmo aquelas que tiveram movimento no período.

O balancete e as fichas tríplices constituem registros permanentes da entidade e, quando escriturados em forma digital, são constituídos de um conjunto único de informações das quais eles se originaram.

A escrituração substituta é de responsabilidade da administração da entidade, uma vez que essa é representada pelos administradores.

Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o balancete de verificação e o Livro Razão, em forma digital, devem se revestir de formalidades extrínsecas, tais como: serem impressos, assinados e encadernados.