O Comitê de Documentos Eletrônicos do Conselho Internacional de Arquivos define o documento arquivístico como “a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficientes para servir de evidência dessa atividade”. Para Luciana Duranti, o termo evidência que aparece no conceito é uma relação entre um fato a ser provado e o fato que o prova.

Assim, usa-se o último para provar o primeiro, sendo o documento arquivístico fonte de prova e não prova em si. Para Duranti, esse potencial probatório advém de algumas características do documento arquivístico, que são: