Às Secretarias Municipais de Saúde cabe o controle na distribuição das DN entre os estabelecimentos de saúde e Cartórios do Registro Civil.

O documento padrão de uso obrigatório em todo o território nacional e essencial à coleta de dados de nascidos vivos no Brasil é a Declaração de Nascidos Vivos (DN).

A DN é impressa e preenchida em duas vias pré-numeradas sequencialmente. Sua emissão e distribuição para os estados são de competência exclusiva da Secretaria Estudual de Saúde.

As DN são preenchidas pelos profissionais de saúde, ou parteiras tradicionais responsáveis pela assistência ao parto ou ao recém-nascido (reconhecidas e vinculadas a unidades de saúde), no caso dos partos hospitalares ou domiciliares com assistência.