Para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice, que permitirá identificar o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização.

A peculiaridade que o caracteriza é que os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, lidos da direita para a esquerda, formando pares.

A organização é feita pelo assunto dos documentos, podendo, ainda, ser ordenados de forma alfabética ou numérica.

Os documentos são organizados a partir da data e local de produção ou procedência.