Os auxiliares, contratados em conformidade com a legislação do trabalho, poderão, quando designados pelo notário ou oficial de registro, responder pelo respectivo serviço, nas ausências e impedimentos do titular.

Conforme recente entendimento do STJ, são assegurados ao escrevente substituto e responsável pelo ofício em decorrência de aposentadoria do titular os direitos conferidos aos servidores públicos, incluindo-se o de prévio procedimento administrativo na aplicação de sanções disciplinares.

Para que os escreventes substitutos possam praticar atos próprios do titular da serventia, os seus nomes devem ser previamente aprovados pelo juízo competente.

Dada a relação de subordinação decorrente do vínculo trabalhista entre o titular da serventia e o seu substituto legal, a lei proíbe que este lavre os atos que aquele esteja impedido de lavrar.

Conforme entendimento do STJ, ocorrendo a vacância do cargo do titular da serventia notarial ou de registro, deverá a autoridade judiciária competente designar, até o provimento do cargo vago por concurso público, o substituto mais antigo para responder temporariamente pelo serviço do expediente.