Entende-se por protocolo o conjunto de operações com vistas ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação, garantindo-se, assim, o acesso à informação.

A atividade de protocolo e típica da fase intermediária.

Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser recebidos pelo setor de expedição.

O registro e a autuação referem-se à identificação de elementos característicos de cada grupo documental.

Os documentos de natureza sigilosa devem ser abertos, analisados e classificados de acordo com o assunto tratado.