Antes de se guardar os documentos em pastas, dossiês e móveis correspondentes, deve-se obedecer a uma sequência de etapas: inspeção, leitura, seleção, marcação de data e horário, registro, classificação, ordenação. A etapa do registro consiste em se registar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que darão entrada no Arquivo ou no Expediente. Isso possibilitará estabelecer uma estatística diária de arquivamentos efetuados e facilitará a busca. Ao se fazer o registro no livro, as seguintes informações devem ser inseridas:

I. Data.

II. Procedência.

III. Detalhada e minuciosa descrição de conteúdo.

IV. Número da Procedência.

V. Código de localização (de encaminhamento ou arquivamento).

Pode-se afirmar que: