A linguagem correta em termos de correspondência oficial formal ou mais informal é adequada: ao assunto tratado, a situação em que está sendo produzida, e a relação entre emissor e destinatário.

Umas das características de estilo da correspondência oficial é a polidez, que é o ajuste da expressão escrita as normas de boa-educação e de cortesia.

Vossa Excelência, Vossa Senhoria etc. é tratamento direto, usado indiferentemente para dirigir-se a pessoa com quem se fala ou a quem se dirige a correspondência.

Os pronomes de tratamento em que se emprega “Vosso” ou “Vossa”, apesar da aparência de segunda pessoa do plural, equivalem a Você ou a Senhor e, por isso, levam a concordância verbal para a terceira pessoa do singular.

São modalidades de correspondência oficial utilizadas exclusivamente entre setores de uma mesma repartição: ata, circular, ofício, memorando, requerimento, portaria e parecer.