As comunicações oficiais devem ser sempre pessoais. de forma a aproximar sempre interlocutor daquele agente ou servidor público destinatário da informação.

As comunicações oficiais devem sempre obedecer ao padrão culto da língua portuguesa, devendo-se, para tanto fazer uso de uma linguagem rebuscada e de figuras linguagem próprias de estilo literário.

As comunicações oficiais não devem abranger muitos pronomes de tratamento de modo a observar a impessoalidade da comunicação e assim. todos os agentes ou servidores públicos destinatários de tais comunicações devem ser tratados pelo pronome "Vossa Senhoria".

As comunicações oficiais devem observar as regras de concisão, coesão e coerência. Conciso é o texto que consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras. Coesão e coerência. por sua vez, estão presentes quando se lê um texto e se verifica que as palavras as frases e os parágrafos e ao entrelaçados. dando continuidade uns aos outros.