Um secretário executivo de uma instituição de ensino, no seu dia a dia, agenda e assessora reuniões, elabora atas, redige documentos oficiais, envia e recebe e-mails, gerencia correspondências, organiza arquivos, oferece apoio logístico a setores vinculados à instituição, dentre outras importantes tarefas. Para a guarda provisória dos documentos que estão pendentes ou que aguardam providências em datas determinadas (atas a serem redigidas, relatórios a serem elaborados, correspondências a serem respondidas, etc.), o secretário pode utilizar-se de uma ferramenta conhecida como: