As comunicações oficiais escritas devem ser formais, polidas e padronizadas. A polidez consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com os quais nos relacionamos.

A linguagem da correspondência oficial precisa ser adequada à região em que será veiculada. Para entendimento de todos, precisa respeitar os aspectos linguísticos regionais.

As comunicações que partem de uma entidade devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para tanto, deve-se evitar a linguagem restrita a determinados grupos.

A norma padrão não implica linguagem rebuscada, deve haver critério quanto à incorporação de estrangeirismos e neologismos, respeitando-se as transformações da língua.

Há consenso de que as comunicações escritas devem empregar a norma padrão da língua, em que se observam as regras da gramática formal.