Não se deve eliminar passagens substanciais do texto com o único objetivo de reduzi-lo em tamanho.

O texto oficial deve ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem voltas e sem redundâncias.

O padrão oficial de linguagem deve ser utilizado em todas as comunicações oficiais, implicando, necessariamente, a utilização da forma burocrática de linguagem.

Na comunicação oficial deve-se usar frases curtas, bem estruturadas, apresentar as orações na ordem direta e evitar intercalações excessivas.