Em uma autarquia federal, constatou-se aumento significativo de retrabalho e de conflitos entre setores após a adoção de um novo procedimento interno para tramitação de processos eletrônicos. A chefia identificou que parte das orientações foi transmitida oralmente em reuniões informais, outra parte por e-mails extensos e pouco estruturados, e que não houve consolidação das informações em documento oficial único. Como consequência, servidores passaram a adotar interpretações divergentes quanto aos prazos, às responsabilidades e às etapas do fluxo.
Considerando os princípios da comunicação organizacional, as diferenças entre comunicação oral e escrita e a necessidade de confiabilidade da informação no setor público, assinale a alternativa que apresenta a estratégia correta para prevenir esse tipo de problema.