O texto do documento oficial deve ser estruturado na forma dissertativa com introdução, desenvolvimento e conclusão. Este formato deve ser observado quando a finalidade é comunicar algo e quando se pretende encaminhar documentos.

O tamanho do papel, na cor branca, é o A4, com textos impressos na cor preta, ressalvados os gráficos e as ilustrações, que podem ser coloridos. Devem ser respeitadas as margens de 3 cm na lateral esquerda, 2 cm superior e inferior e 1,5 cm na lateral direita.

O endereçamento, alinhado à margem direita da página, designa quem receberá o expediente, contendo o adequado vocativo, o nome do destinatário, o cargo e o endereço.

O cabeçalho deve figurar em todas as páginas do documento, centralizadamente e no topo de cada página.

O fecho "respeitosamente" é utilizado para arrematar o texto e para saudar os destinatários, independentemente da hierarquia.