Os documentos de arquivo possuem características que os diferenciam dos demais documentos. Entre estas, uma das que se destaca é a característica do documento de se manter da forma como foi produzido, e, portanto, apresentar o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Esta característica se refere à transmissão do documento e à preservação e custódia. Quando um documento possui esta característica, pode-se afirmar que possui: