a linguagem deve ser culta. Isso significa empregar a língua portuguesa de forma rebuscada, já que a simplicidade vocabular empobrece o texto.

os pronomes de tratamento Vossa Excelência e Vossa Senhoria, apesar de se referirem à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala), levam a concordância para a terceira pessoa. Sendo assim, deve-se empregar a redação Vossa Excelência poderá selecionar seu substituto, em vez de Vossa Excelência podereis selecionar vosso substituto.

o endereçamento é a parte do documento que informa quem emite o texto.

a utilização de construções como Venho através desta solicitar humildemente é recomendável.

o fecho varia de acordo com o grau de formalidade. Sendo assim, formas como Muito obrigado, Agradecemos desde já e Grato por tudo podem ser utilizadas amplamente.