Existem duas possibilidades para o destinatário da comunicação oficial: pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público.

Há ausência de impressões individuais de quem comunica, embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, e é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação.

Nas comunicações oficiais, o signatário pode ser o serviço público e o destinatário deve ser tratado de forma diferenciada no que remete à sua valorização.

Se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público; o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público, do Executivo ou dos outros Poderes da União.