O menor rigor na necessidade de preservação de documentos nos órgãos públicos dificulta a adoção de métodos de arquivamento em conformidade com o avanço verificado no setor privado.

Nas instituições públicas, ao prevalecer a teoria arquivística, o arquivamento obedece apenas às formas de arquivo inativo e de arquivo morto.

Dada a descaracterização dos documentos, considera-se a microfilmagem, que é um processo de reprodução fotográfica, um método inadequado para a transferência dos arquivos ativos para os inativos dos órgãos públicos.

A ausência de sistema de arquivamento organizado na repartição indica a desnecessidade da guarda de quaisquer documentos.

Um sistema de arquivamento é um conjunto de princípios interligados que procura orientar o encadeamento de ações para o satisfatório cumprimento das tarefas fins.