Deve-se atentar na escolha da plataforma que irá gerir o pregão, uma vez que o provedor deverá atender aos interesses da administração pública e dos licitantes.

A fase preparatória do pregão eletrônico compreende o desenvolvimento de inúmeras atividades administrativas que são inerentes a qualquer licitação. Aplicam-se, por isso, todos os requisitos da Lei nº 10.520, da Lei nº 8.666 e da própria Lei de Responsabilidade Fiscal.

Os servidores, quando da execução do pregão eletrônico, deverão ser do próprio órgão, com vínculo empregatício com o mesmo, uma vez que a sua capacitação redunda em custos para o órgão da administração; funcionários sem vínculo empregatício podem, por sua vez, desvincular-se causando prejuízo para o erário público.

A fase externa do pregão eletrônico se inicia com a publicação do edital, na imprensa oficial ou em sítio eletrônico oficial do respectivo ente federativo, indicando o objeto a ser licitado, os dias e horários para o recebimento de propostas, o endereço eletrônico da internet no qual ocorrerá a sessão pública e a data e horário da sua realização. Os atos da fase externa deverão espelhar o que foi decidido na fase interna. Em face disto, nesta fase, nada poderá contradizer o que foi decidido no edital publicado.