Enquanto o arquivo conserva documentos para fins funcionais, as bibliotecas conservam documentos para fins culturais.

Enquanto no arquivo os documentos são acumulados organicamente, na biblioteca os documentos são colecionados e adquiridos por meio de compra, doação ou permuta.

Enquanto no arquivo os documentos existem em um único exemplar ou em número limitado de cópias, na biblioteca, os documentos existem em numerosos exemplares

Enquanto no arquivo existe uma classificação padronizada, devendo seguir os mesmos parâmetros internacionais, na biblioteca existe uma classificação e lógica própria.

Enquanto na biblioteca os documentos são resultantes de criações artísticas ou de pesquisa, o arquivo é órgão receptor e seus conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e função.